Automatische aanlevering van je facturen – het nieuwe normaal
Automatisering, leuk hoor… “Maar ik ben elk kwartaal nog steeds druk met bonnetjes zoeken. Wat merk ik er eigenlijk van?”
Een terechte vraag. Want in de huidige economie is tijd je meest waardevolle bezit als ondernemer. En die tijd wil je natuurlijk liever besteden aan het binnenhalen van een nieuwe klant dan aan het uitpluizen van je inbox op zoek naar facturen.
Gelukkig kan ook dit proces een stuk slimmer. Dankzij de technologie van nu kun je jouw administratieve aanlevering grotendeels automatiseren, zonder dat je meteen een IT’er hoeft te zijn. Hier zijn drie direct toepasbare tips die je veel tijd kunnen besparen:
1. Automatisch doorsturen van facturen per e-mail
De meeste terugkerende facturen ontvang je al digitaal. Door slimme regels in je e-mailprogramma in te stellen, kun je deze automatisch laten doorsturen naar je boekhoudsoftware. Denk aan een “ALS-DAN”-regel, bijvoorbeeld:
ALS e-mail afkomstig is van ‘factuur@odido.nl’ ÉN het onderwerp bevat ‘factuur’, DAN automatisch doorsturen naar het unieke e-mailadres van je boekhoudpakket.
Deze simpele stap kan je op maandbasis al tientallen minuten besparen.
2. Bonnetjes scannen: direct na het betalen
Maak er een gewoonte van om zakelijke bonnetjes meteen na betaling te fotograferen en te uploaden in de app van je boekhoudpakket. Dat kost je hooguit 10 seconden. Het fysieke bonnetje kan daarna direct de prullenbak in. Dit voorkomt het frustrerende gezoek naar dat ene papiertje als de BTW deadline nadert.
3. Voor de fanatiekelingen: RPA (Robotic Process Automation)
Er bestaan tools waarmee een bot geautomatiseerd inlogt in leveranciersportalen en periodiek de facturen downloadt en automatisch doorstuurt naar je boekhouding. Iets geavanceerder, maar goud waard voor degenen die echt van efficiëntie houden.
Het resultaat?
Pas je deze stappen toe, dan wordt naar schatting 95% van je administratieve aanlevering automatisch geregeld. Je bent misschien nog een paar minuten per maand bezig voor de rest. Tel maar uit je winst.
Vind je het instellen van dit soort processen nog lastig of tijdrovend? Geen zorgen, GOO Amsterdam helpt je daar graag bij. We maken automatisering begrijpelijk, toepasbaar én passend bij jouw onderneming. Plan hier gerust een afspraak of neem direct contact met ons op via telefoon of e-mail. We denken met je mee, zodat jij je kunt richten op wat je het liefst doet: ondernemen.