Bureau Via Lef! uit Castricum ondersteunt bedrijven met high end zakelijke ondersteuning. Saskia Brakenhoff begon haar bureau dertien jaar geleden om processen van verschillende bedrijven te optimaliseren, productiviteit te verhogen en betrouwbare ondersteuning te bieden.
Als secretaresse bij diverse grote (financiële) instellingen was Saskia altijd al bezig met het bouwen aan haar eigen professionele omgeving. Ze werkte het liefst aan grote projecten, zoals de herinrichting van een secretariaat naar ISO certificering en ze mocht het projectsecretariaat rond de vuurwerkramp voeren voor het ministerie van SZW . “Ik hielp mijn collega’s graag verder met secretariële taken, maar merkte dat de wensen ook buiten de klassieke secretariële taken vielen. Als ik daarmee wilde helpen werd ik teruggefloten. De bedrijven waar ik voor werkte waren groot en mijn hokje was te klein. Mede daarom koos ik voor het zelfstandig ondernemerschap.”
Professioneel ontzorgen
Saskia maakte een prachtige website, liet visitekaartjes drukken en wachtte bij de telefoon. “Maar die ging niet”, lacht Saskia. “Ik moest toch echt de boer op en sloot me aan bij een netwerkorganisatie. Daar merkte ik dat mensen niet begrepen wat ik deed. Zij stopten me al snel in het hokje van een virtual assistant of receptioniste of dachten dat ik de koffie verzorgde bij vergaderingen. Maar ik doe zoveel meer. Ik ontzorg bedrijven op een professionele manier. Met kennis van onder andere HR, wet- en regelgeving, IT en finance bied ik support aan mkb-bedrijven die te klein zijn om daar een vast personeelslid voor in te huren.”
Jargon en compliance
Saskia’s eerste grote klant kwam uit haar eigen netwerk binnen de financiële sector. “Dat ging om de invulling van het bestuurssecretariaat voor een pensioenfonds en al snel werd ik door nog een pensioenfonds benaderd. Door mijn kennis en werkervaring was ik vlot thuis in het jargon en de nodige compliance en leerde ik steeds meer mensen kennen. Professionele bestuursondersteuning bieden aan pensioenfondsen is uitgegroeid tot een van de specialismen van Bureau Via Lef! Ik ben zelfs een keer vanaf de oprichting van zo’n fonds betrokken geweest en heb de volledige ondersteuning aan het bestuursbureau en indirect aan het bestuur mogen vormgeven, inclusief de verhuizing van een ‘antikraakpand’ naar een volwaardig kantoor. Dat uitzoeken en pionieren vind ik geweldig.”
Vertrouwen
Waar Saskia voorheen gezien werd als eenpitter, zien opdrachtgevers haar nu als ondernemer met een bredere kennis dan puur het secretariële. “Nu mijn bedrijf groeit en ik niet langer alleen, maar met een team werk, krijg ik meer verantwoordelijkheden. “Ik werk steeds vaker mee aan de voorbereiding van vergaderingen, bijvoorbeeld door samenvattingen te maken of te zorgen dat stukken op tijd worden aangeleverd. Soms lees ik mee met documenten voor de leesbaarheid of doe ik een factcheck. Ook stel ik weleens informatieve stukken op met algemene context. Zo bespaar ik de inhoudelijk verantwoordelijke veel tijd. De kennis die daarvoor nodig is, is zorgvuldig opgebouwd en niet gebonden aan een organisatie.”
Altijd bereikbaar
De ondersteuning die Saskia met haar bureau biedt wordt veelal op afstand gedaan, maar Saskia zoekt de verbinding door ook met regelmaat op locatie te verschijnen. Opdrachten kunnen tijdelijk, maar ook structureel van aard zijn. “Voor bedrijven die altijd bereikbaar willen zijn, zijn wij een hele goede oplossing. Ze hoeven geen fulltimer aan te nemen die naast de telefoon zit, maar nemen de uren af die we voor hen hebben gewerkt. Wanneer we meer dan vijftien uur per week voor een klant werken, gaan we samen nadenken of ze dat ook anders kunnen invullen. Bijvoorbeeld door een officemanager in dienst te nemen en ons aan te houden voor back-up.”
Eén centraal aanspreekpunt voor zakelijke ondersteuning
In dertien jaar tijd is Via Lef! uitgegroeid tot een bureau met vier medewerkers. “Om klanten altijd bereikbaarheid en continuïteit te kunnen bieden, kon ik het op een gegeven moment niet meer alleen doen. Ik ben vaak op locatie bij klanten en dan is het simpelweg niet mogelijk om ook de telefoon voor andere klanten te beantwoorden. Daarom werk ik inmiddels met twee vaste medewerkers – waaronder mijn dochter – en een trainee. Zij vormen het kloppende hart van ons kantoor en werken actief mee in de uitvoering van opdrachten.
Bij piekmomenten kan ik bovendien terugvallen op een flexibele schil van ervaren mede-ondernemers. Zo kunnen we altijd opschalen wanneer nodig. Via Lef! is geen eenpitter, maar een solide partner in zakelijke ondersteuning – professioneel, betrokken en altijd dichtbij.”
