De stille ramp in het MKB: iedereen doet iets, maar niemand is eigenaar.

Bij veel groeiende bedrijven zie ik het gebeuren en bij één van mijn opdrachtgevers maak ik het van dichtbij mee. Een ondernemer die ooit naar voren stapte, omdat niemand anders het deed. En dat bleek niet alleen te werken, hij had er ook plezier in! Het sloot aan op zijn expertise en er was ontzettend veel vraag naar deze vorm van dienstverlening.

Dus wilde hij de grootste worden en investeerde flink in een marketingbureau dat hem hoog in Google zette. Dat werkte ook. Misschien wel te goed. De aanvragen bleven komen, de telefoon stond roodgloeiend en de groei ging sneller dan de organisatie aankon. Logisch dus dat hij mensen aantrok. Externen, stuk voor stuk kundig, ieder met een eigen stijl en eigen ideeën. Allemaal waardevol, maar niet in een organisatie waar nog geen beleid of structuur is. En vooral niet in een organisatie waar de eigenaar, die eigenlijk de richting zou moeten bepalen, dat door tijdgebrek niet meer deed.

Dat gaat lang goed, tot het gebrek aan overzicht l(ij)eidt tot slordigheidsfoutjes.

Want als de groei door blijft denderen, maar de organisatie niet meegroeit, dan ontstaat het bekende beeld: iedereen doet iets, niemand doet hetzelfde en we rennen met z’n allen van vraag naar vraag. We hebben inmiddels de handen vol aan dagelijkse routinewerkzaamheden. Dat loopt gewoon door. Maar ondertussen komen er klachten bij, ad-hoc vragen, onduidelijke afspraken (het is een uitzondering als er géén uitzondering is) en de voortdurende zoektocht naar een vast ritme dat maar niet wil landen. En dat kost tijd. Veel tijd. Tijd die er niet is.

Er is nu niet voldoende budget om de capaciteit te vergroten, maar gelukkig hebben we met ons kleine team wel genoeg ervaring om hier een positieve draai aan te geven. Maar heel eerlijk, het had voorkomen kunnen worden! Door vanaf de start het eigenaarschap duidelijk neer te zetten. Door na te denken over wie waarvoor verantwoordelijk is, wat de processen zijn en welke rollen elkaar moeten versterken. Groei vraagt structuur voordat het druk wordt, niet achteraf.

Misschien valt het me extra op omdat ik het voor mijn eigen bureau redelijk op orde heb (er is altijd ruimte voor verbetering!) . Bij Via Lef! weten we nooit precies wat er binnenkomt op een dag, ons werk hangt volledig af van onze opdrachtgevers. Maar juist daarom hebben we vanaf het begin de basis neergezet. Wie pakt wat op? Hoe handelen we aanvragen af? Hoe werken we samen als het ineens explodeert qua werkzaamheden? Dat staat als een huis. Niet in beton gegoten, maar stevig genoeg om rust te geven.

Het contrast is groot, maar leerzaam. Versnippering ontstaat niet uit onkunde of onwil. Het ontstaat uit groei die harder gaat dan de structuur kan bijhouden. En richting geven hoeft helemaal niet zwaar te zijn. Het begint gewoon met uitgesproken duidelijkheid: wie is eigenaar?

Als je dat helder hebt (én houdt) kun je groeien zonder aan je eigen succes ten onder te gaan!

Saskia Brakenhoff
ViaLef! | www.vialef.com