Voorkom hoge boetes voor illegale arbeid
Of u nu werkt met eigen personeel, zzp’ers of uitzendkrachten: zonder waterdichte identiteitscontrole kan een bedrijfsbezoek van de Arbeidsinspectie razendsnel uitmonden in een boete van duizenden euro’s. Dit artikel legt uit welke verplichtingen gelden, waar het vaak misgaat en hoe u uw organisatie eenvoudig audit-proof maakt.
Controleplicht, bewaarplicht en zorgplicht
De Wet arbeid vreemdelingen (Wav) verplicht iedere werkgever – in de ruime zin van het woord – om vóór de eerste werkdag de identiteit van elke arbeidskracht te controleren en te documenteren. Ook heeft elke werkgever de plicht om ervoor te zorgen dat alle arbeidskrachten die voor hem werken, op het werk altijd een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen. Dat geldt dus niet alleen voor werknemers met een arbeidsovereenkomst, maar ook voor:
- ingehuurde krachten via detacheerders of uitzendbureaus;
- zzp’ers die structureel werkzaamheden verrichten;
- personeel van onderaannemers dat op uw locatie werkt.
Wie feitelijk arbeid laat verrichten op zijn terrein, treedt op als werkgever onder de Wav en draagt de volledige verantwoordelijkheid voor correcte papieren. Dit werkgeversbegrip is dus heel ruim.
Administratie op orde
Kunt u bij controle geen geldige identiteits- en verblijfsdocumenten overleggen, en is er geen andere manier om de identiteit van de arbeidskracht vast te stellen, dan kan de Arbeidsinspectie een boete opleggen. De administratieve last is dus even belangrijk als de materiële werkelijkheid.
Kopie identiteitsbewijs en privacy?
Hoofdregel is dat u van alle arbeidskrachten die bij u in dienst zijn een kopie van het identiteitsbewijs moet bewaren. Indien de arbeidskracht niet als werknemer kwalificeert en afkomstig is uit Nederland, een lidstaat van de EER, Zwitserland of Turkije (voor zover deze rechtmatig in Nederland verblijft), is het niet toegestaan een integrale kopie van het identiteitsbewijs te bewaren. Wel is het toegestaan de persoonsgegevens van de arbeidskracht in de administratie te registreren. Voor álle arbeidskrachten uit overige landen bent u wel verplicht een kopie van het identiteitsbewijs bewaren. Bewaar de stukken toegankelijk maar beveiligd, minimaal vijf jaar na het einde van de werkzaamheden.
Boetes: € 6.000 per illegale arbeidskracht als startpunt
Zowel voor het niet kunnen vaststellen van de identiteit van een arbeidskracht, als voor het tewerkstellen van een illegale arbeidskracht is de standaardboete € 6.000 per arbeidskracht. Die boete kan worden verhoogd of verlaagd afhankelijk van de ernst van de overtreding bij recidive of onvoldoende medewerking. Bij herhaling binnen vijf jaar kan de boete zelfs worden verdubbeld.
Veelvoorkomende valkuilen
1. Het uitzendbureau regelt het wel
Vertrouwen op uw opdrachtnemer is geen verdediging. Uw contract met het uitzendbureau ontslaat u niet van de plicht om zelf de identiteit te verifiëren en regelmatig steekproeven te doen. Ook al garandeert het uitzendbureau dat alle uitzendkrachten legaal in Nederland mogen werken.
2. Alleen een kopie van het identiteitsbewijs maken
Ontdekt de Arbeidsinspectie valse identiteitsbewijzen, dan dient u verantwoording af te leggen over de wijze waarop u de identiteit van arbeidskrachten controleert. Vertrouwen op een kopie is niet genoeg. Een werkgever moet zelf de arbeidskracht zien en zijn identiteitsbewijs op echtheid controleren én controleren of die persoon voor hem mag werken. Een slordig of helemaal geen controleprotocol kan aanleiding zijn om de boete te verhogen.
3. Onvolledige kopieën
Knip nooit hoeken met pasfoto’s of burgerservicenummers af; een onleesbare kopie geldt als géén kopie.
Zo maakt u uw organisatie audit-proof
- Standaardiseer: Maak beleid en implementeer een check-list bij onboarding van alle externe arbeidskrachten.
- Contracteer slim: Werkt u met een uitzendbureau, dan mag u van het uitzendbureau verlangen dat deze vóór aanvang van het werk identiteitsbewijzen en de benodigde tewerkstellingsvergunningen overlegt. Verifieer aan de hand daarvan nogmaals zelf de identiteit.
- Controleer dagelijks of periodiek: Komen er dagelijks andere uitzendkrachten in uw bedrijf werken, controleer dan ook dagelijks of u de identiteit kent. Voer voor vaste arbeidskrachten kwartaal- of projectcontroles uit en archiveer rapportages.
- Train leidinggevenden: zorg dat HR, projectleiders en receptiemedewerkers weten welke documenten nodig zijn en wanneer zij actie moeten ondernemen.
Conclusie
Illegale arbeid ontstaat vaak niet uit kwade wil, maar uit administratieve slordigheid. Door identiteitscontrole te verankeren in uw processen voorkomt u hoge boetes en reputatieschade. Een heldere checklist, strakke contractvoorwaarden en regelmatige controles maken het verschil tussen risico en rust. Uitgebreide informatie en checklists vindt u op de website van de Nederlandse Arbeidsinspectie en de Rijksoverheid. Informatie over wat je wel en niet mag vastleggen is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.