Zware KYC-eisen

U bent ondernemer en uw business bestaat uit het doen van vele transacties met kleine marges van artikelen zoals electronica, telefoons, auto-onderdelen, TV en radio-apparatuur, noem maar op. U krijgt plotseling een brief van de bank die buitenproportioneel veel vragen stelt en van u verlangt dat u grote hoeveelheden van uw financiële gegevens en administratie ter beschikking moet stellen om een zgn. Wwft onderzoek mogelijk te maken. U reikt die aan -al kost het veel inspanning en tijdsbeslag van uw accountant, maar de bank gaat niet accoord en zegt uw zakelijke rekening op. Uw handel dreigt in elkaar te storten.

Er is veel rechtspraak op dit terrein waaruit blijkt dat u de vaak onzorgvuldige en agressieve aanpak van de bank niet hoeft te accepteren. Een goed voorbeeld is een uitspraak van de kortgeding rechter Amsterdam uit 2019. De rechtbank heeft toen helder uitgesproken dat: de opzegging onterecht was, er wél voldoende informatie was verstrekt ondanks de tegenwerpingen van de bank, de bank haar zorgplicht had geschonden en de zware KYC-eisen, gekoppeld aan de Wwft wetgeving, geen wettelijke basis hadden. Het betekende in dit concrete geval dat de onderneming volledig gerechtigd was om de huidige bancaire relatie zonder aanvullende voorwaarden voort te zetten. Ook moest de bank alle signaleringen in de zg. interne en externe bankregisters (IVR en EVR) doorhalen.

De bank had zwaar ingezet op argumenten zoals risico’s op witwassen, BTW-caroussels, vermeende onduidelijke achtergronden van de leveranciers, met risico’s op fraude en diefstal, branchegevoeligheid met hoge risico’s, onduidelijk verdienmodel, plotselinge omzetverhogingen e.d., maar gaf in een geen enkel concreet geval aan dat daar ook werkelijk sprake van was.

Leerpuntjes verzoek de bank om stopzetting van alle extra KYC-eisen die in strijd met de Wwft zijn. Houd het contact feitelijk en beperk, zorg dat het Wwft dossier schoon is. Geef geen informatie die u niet hoeft te geven.

Reageer uitsluitend op concrete vragen die binnen de normale klantmonitoring vallen. Let ook op het minimaliseren van compliance-risico’s. Zorg er voor dat de administratie strak geordend is. Zoals alle inkoop- en verkoopfacturen per transactie direct beschikbaar zijn, VIES-checks opslaan, verzendbewijzen en ID-nummers van apparatuur netjes archiveren. Dit voorkomt discussie en maakt u aantoonbaar “low risk”. Ook is raadzaam het verdienmodel blijvend te documenteren. Maak jaarlijks een korte interne notitie met: uw marges, omzetvolume, logistieke werkwijze, uitleg waarom transacties snel worden doorgefokt. Dit voorkomt dat u steeds dezelfde discussie moet voeren met banken of toezichthouders. Wees terughoudend met informatie over eerdere opzegging. Overweeg een tweede bankrekening elders. Puur als operationele back-up. Niet uit noodzaak, maar als spreiding. Blijf meewerken binnen redelijke grenzen. U bent verplicht passende informatie te geven over uw eigen onderneming. U bent niet verplicht: ketenonderzoek uit te voeren, handelspartners extern te late screen. Vermijd onnodige fricties. Blijf feitelijk, kort en zakelijk in uw communicatie. Geen emotie, geen discussie over aannames.

Alleen feiten en stukken. Blijf coöperatief, maar bewaak uw grenzen. Houd uw dossier sluitend en transacties traceerbaar. Communiceer uitsluitend op dossierniveau, nooit speculatief. Leg elke nieuwe afwijkende KYC-eis meteen vast en toets de hele gang van zaken juridisch bij uw advocaat.