Steeds meer Nederlandse ondernemers werken samen met buitenlandse dienstverleners, van gespecialiseerde IT-partners tot marketingbureaus en virtuele assistenten. Die internationale samenwerking levert extra kennis, flexibiliteit en soms kostenvoordelen op, maar vraagt ook om scherpe afspraken over wetgeving, veiligheid en privacy. Wie dat goed regelt, kan met een gerust hart profiteren van talent over de grens.
Kansen over de grens
Ondernemers kiezen vaak voor buitenlandse dienstverleners omdat zij snel specifieke expertise kunnen inschakelen die in Nederland schaars of duur is. Denk aan cybersecurityspecialisten, softwareontwikkelaars of creatieve teams die volledig op afstand werken en projecten in korte tijd kunnen opleveren.
Daarnaast maakt digitalisering het eenvoudiger dan ooit om over landsgrenzen heen samen te werken: afspraken, bestanden en betalingen verlopen volledig online. Tegelijkertijd worden ketens ook kwetsbaarder, zeker als meerdere partijen toegang hebben tot dezelfde systemen en data.
Privacy en data buiten de EU
Zodra buitenlandse dienstverleners toegang krijgen tot persoonsgegevens, geldt de AVG onverminderd voor Nederlandse bedrijven. Dat geldt ook als gegevens buiten de EU worden opgeslagen of verwerkt: doorgifte is alleen toegestaan onder strikte voorwaarden, bijvoorbeeld via een adequaatheidsbesluit of aanvullende beschermingsmaatregelen.
Ondernemers doen er goed aan om een verwerkersovereenkomst te sluiten waarin precies staat welke data worden verwerkt, voor welk doel, hoe lang, en met welke beveiliging. In de praktijk betekent veilig samenwerken met een partij die onder buitenlandse regels valt vaak dat er geen Nederlandse licentie en toch veilig gewerkt kan worden, mits de gekozen leverancier onder toezicht staat van een gerenommeerde toezichthouder en passende technische en organisatorische maatregelen heeft getroffen.
Door daarnaast kritisch te kijken naar subverwerkers, zoals cloudleveranciers, en expliciet af te spreken in welke landen data mogen worden opgeslagen, houden Nederlandse ondernemers grip op hun gegevens en blijft de internationale samenwerking binnen de kaders van de AVG.
Juridische basis op orde
Wie met buitenlandse dienstverleners werkt die tijdelijk in Nederland aan de slag gaan, krijgt te maken met meldplichten en controles. Buitenlandse werkgevers en sommige zelfstandigen uit de Europese Economische Ruimte en Zwitserland moeten hun werkzaamheden vooraf melden via postedworkers.nl, terwijl Nederlandse opdrachtgevers verplicht zijn te controleren of die melding klopt.zoek.
Wordt niet of niet op tijd gemeld, dan kunnen zowel de dienstverlener als de Nederlandse opdrachtgever een forse boete krijgen per betrokken werknemer of zelfstandige. Heldere contracten over taakverdeling, aansprakelijkheid en de duur en locatie van de werkzaamheden helpen om discussies en risico’s te voorkomen.
Cyberveiligheid in de keten
Nieuwe regels zoals de NIS2-richtlijn en de Nederlandse Cyberbeveiligingswet leggen extra nadruk op digitale weerbaarheid in de hele keten. Organisaties moeten aantoonbaar werken aan maatregelen zoals toegangsbeheer, incidentrespons en het melden van ernstige beveiligingsincidenten binnen strikte termijnen.
Voor ondernemers betekent dit dat zij ook de beveiliging van hun buitenlandse partners onder de loep moeten nemen. Denk aan eisen rondom multi-factor-authenticatie, versleutelde verbindingen, periodieke securitytests en duidelijke afspraken over het melden van datalekken of cyberaanvallen.
Samenwerken in de praktijk
Veilig samenwerken gaat niet alleen over regels en technologie, maar ook over vertrouwen en dagelijkse communicatie. Internationale teams hebben soms andere gewoonten rond deadlines, rapportages en omgang met gevoelige informatie, waardoor misverstanden kunnen ontstaan.r
Ondernemers die succesvol met buitenlandse dienstverleners werken, investeren daarom in vaste contactpersonen, duidelijke werktijden en periodieke online overleggen waarin voortgang, kwaliteit en beveiligingsafspraken worden doorgenomen. Zo ontstaat een samenwerking die én professioneel is ingericht, én ruimte laat voor de flexibiliteit en innovatiekracht die internationale partners kunnen bieden.