Verschillende sectoronderzoeken laten zien dat bijna 40% van de accountants tot wel 50% van hun werkdag kwijt is aan handmatige taken. Hoewel 90% van hen al gebruikmaakt van een of andere vorm van automatisering, blijft er nog veel onbenut potentieel. Volgens Johann Rozario, medeoprichter en CEO van Supplied, ligt er een grote kans om compliancewerk opnieuw in te richten voor meer efficiëntie, grotere klantcapaciteit en een verschuiving van een operationele rol naar die van adviseur.
Tijdrovend, complex en foutgevoelig
Veel boekhoudprocessen, van dataverzameling tot rapportage, zijn nog steeds erg tijdrovend, met name door fragmentatie en inaccurate gegevens. Belangrijke data staat verspreid over verschillende systemen en formats, en klantgegevens zijn vaak incompleet of niet consistent. Hierdoor worden zelfs simpele compliance-taken onnodig ingewikkeld, stelt Rozario.
Omdat data overal en nergens staat, zijn accountants vaak meer tijd kwijt aan het verzamelen en corrigeren ervan dan aan het analyseren. Onderzoek laat zien dat dataverzameling tot wel 75% van de tijd van financiële teams opslokt (Pigment). Daarnaast gaat er volgens verschillende benchmarks van onder meer Gartner veel tijd verloren aan het corrigeren van fouten – gemiddeld tot wel 120 uur.
Handmatig werken is bovendien tot 90% foutgevoeliger dan geautomatiseerde processen, blijkt uit data van diverse automatiseringsoplossingen. Elke handmatige stap vergroot het risico: zelfs een kleine fout, zoals een enkel leeg veld of een verkeerd fiscaal nummer (TIN), kan leiden tot boetes voor klanten en aansprakelijkheid voor kantoren.
Daar komt bij dat de compliance-regelgeving steeds uitgebreider wordt. Denk aan DSA, DAC7, DAC8/CARF, 1099-K en UK DPR, die stuk voor stuk hun eigen eisen en formats met zich meebrengen. Dit dwingt accountants om zich continu te verdiepen in lokale wetgeving wereldwijd. Volgens Rozario is compliance daarmee in de praktijk een fulltime taak geworden.
Groei wordt geremd door complexiteit
De complexiteit van handmatig werken en de toename in rapportageplichten beperkt direct de groei van accountants en kantoren. Hoewel Rozario in de praktijk ziet dat professionals zich juist meer willen richten op advieswerk, komen zij daar nauwelijks aan toe doordat ze vastzitten in terugkerende, uitvoerende taken. Opschalen staat daardoor in de meeste gevallen gelijk aan het aannemen van meer personeel, of investeren in dure maatwerksystemen. Beide opties brengen hoge kosten en meer operationele druk met zich mee.
Een gestandaardiseerd, schaalbaar proces
De inzet van technologie kan het speelveld fundamenteel veranderen door handmatige processen om te zetten in een gestandaardiseerd, schaalbaar proces. Platforms zoals Supplied laten zien dat onboarding, governance, rapportage en audits in één systeem kunnen worden samengebracht, waardoor er een consistente werkwijze ontstaat.
De eerste stap is werken vanuit één systeem met een vaste, technologie-gedreven workflow, legt Rozario uit. Of je nu vijf klanten hebt of vijfhonderd, het proces blijft hetzelfde.
Cruciaal daarin is het creëren van een centrale, uniforme dataset. Door data uit onder meer CRM-systemen, ERP-software, betaalproviders en interne tools samen te brengen, wordt gefragmenteerde informatie vervangen door een betrouwbaar basisbestand.
Zodra die data is samengebracht, kan AI er automatisch voor zorgen dat data wordt gecontroleerd, fouten worden opgespoord en ontbrekende gegevens worden aangevuld nog voordat ze een risico vormen, vertelt Rozario. Wanneer gebruik wordt gemaakt van ingebouwde controles zoals KYC-, KYB- en TIN-validatie, wordt bovendien zekerheid geboden dat data van nieuwe klanten vanaf het begin klopt.
De uniforme, kwalitatieve dataset kan vervolgens in de hele compliance-keten worden hergebruikt – van onboarding en verificatie tot rapportage en audits – waarbij integratie van wetgeving zoals DAC7, DAC8/CARF, 1099-K en UK DPR te allen tijde de juiste rapportages oplevert. AI is in staat om de juiste data aan de juiste rapportagevereisten te koppelen, waarna gevalideerde XML-bestanden worden aangemaakt die direct kunnen worden ingediend bij belastingautoriteiten, vertelt Rozario. Dit scheelt zowel het handmatig opstellen van rapporten als onderzoek en interpretatie.
Ten slotte biedt automatisering ook voordelen in de communicatie rondom compliance: DAC7-verklaringen kunnen bijvoorbeeld automatisch in de juiste taal naar verkopers worden gestuurd. Zo ben je er zeker van dat er duidelijk wordt gecommuniceerd, het begrijpelijk is voor ontvangers én processen volledig compliant zijn, aldus Rozario.
Meer efficiëntie, schaal en hogere waarde
Door handmatig werk te elimineren en dataprocessen volledig te automatiseren, kunnen accountants een schaalbare compliance-structuur opbouwen met veel minder fouten en risico’s. De impact hiervan is groot, vertelt Rozario. Uit gesprekken tussen Supplied en internationale accountantskantoren blijkt dat deze kantoren hun klantcapaciteit tot wel tien keer kunnen vergroten zonder extra personeel aan te nemen, terwijl de kosten per klant tot wel 80% kunnen dalen.
Belangrijker nog: de manier waarop accountants hun tijd besteden verandert ingrijpend. Tot wel 70% van de declarabele uren verschuift van administratief naar hoogwaardig advieswerk, waardoor zij strategischer kunnen werken, sterkere klantrelaties kunnen opbouwen en meer waarde kunnen creëren op de lange termijn.
Rozario is ervan overtuigd: de sector bevindt zich op een kantelpunt. Naarmate regelgeving complexer wordt, groeit ook de behoefte aan slimmere, schaalbare werkwijzen – en aan technologie die dat mogelijk maakt.