Veilig terug naar kantoor

Zo langzamerhand verlangen we allemaal terug naar kantoor. Hier en daar betreden medewerkers alweer mondjesmaat hun afdelingen. SPIE helpt bedrijven hun personeel veilig terug te kunnen laten komen, onder andere door toepassingen in slimme gebouwbeheersystemen. “De vraag naar advies op dit gebied stijgt enorm: mensen willen elkaar weer veilig op de werkvloer kunnen ontmoeten”, aldus Peter Boer, Business Development Manager bij SPIE Nederland Tech FM West.

Bedrijven zijn duidelijk bezig met de periode ‘na corona’. “Begin dit jaar dachten we nog dat 2021 net zoals 2020 zou worden: ‘weer een coronajaar’. Maar we merken dat bedrijven nu volop bezig zijn met het antwoord op de vraag: wat als we weer gedeeltelijk terug kunnen naar normaal? Hoe pakken we dat veilig aan? Wij helpen graag, om ervoor te zorgen dat risico’s zo klein mogelijk worden gemaakt en dat een kantoor, gebouwen en werkplekken veilige locaties zijn.”

Temperatuurmetingen

Boer vervolgt: “Als je naar kantoor gaat mag je geen gezondheidsklachten hebben, dat is duidelijk. Onze slimme gebouwbeheersystemen kun je zo instellen dat er temperatuurmetingen kunnen worden verricht: werknemers die ’s ochtends bijvoorbeeld door een detectiepoortje komen, worden meteen ‘gemeten’. Volledig anoniem natuurlijk: vanwege de wet op de privacy mag je absoluut geen persoonlijke gegevens verzamelen. Dat is ook helemaal niet nodig: je kunt iemand die wel verhoging of koorts heeft dat heel discreet laten weten.”

Flexplek toewijzen

Om iedereen die géén verhoging heeft vervolgens veilig te laten werken, kun je sensoren laten plaatsen die laten weten welke flexplekken in het gebouw nog vrij zijn, en waar al het maximum aantal mensen voor die specifieke ruimte zit. “De gebouwbeheerder of de receptie kan zo gemakkelijk monitoren waar gewerkt kan worden. Iemand die een flexplek zoekt, kun je direct naar een plek sturen die vrij is. Zo voorkom je dat mensen door het gebouw gaan ‘dwalen’ op zoek naar een vrije plek en daardoor allerlei ruimtes betreedt die vervolgens schoongemaakt moeten worden. Denk alleen aan alle deurkrukken die op die manier onnodig aangeraakt worden…”

Efficiënter werken

Peter Boer vertelt ook over liften die gemonitord worden op gebruik. “Je kunt een lift extra laten ventileren nadat er een aantal mensen gebruik van hebben gemaakt, zodat er weer frisse lucht in komt. Je kunt er ook voor zorgen dat bepaalde liften helemaal niet gebruikt worden. Hetzelfde geldt voor verdiepingen: als de ruimte niet nodig is, kun je een hele verdieping ongebruikt laten. Dan hoeft er ook geen schoonmaker naartoe gestuurd te worden: het koffieapparaat hoeft er niet gevuld, de prullenbakken niet geleegd… Zo gaan we niet alleen veel schoner en veiliger aan het werk, maar ook een stuk efficiënter. Je kunt op die manier echt grote besparingen realiseren.”

Verrast door mogelijkheden

Gebouwbeheersystemen worden tot nu toe vooral gebruikt om bijvoorbeeld de verlichting en het klimaat goed te regelen, maar er zijn dus nog veel meer functies mogelijk. “Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar dat is het absoluut niet. Je moet zo’n systeem eigenlijk zien als je mobiele telefoon. Daarop kun je ook apps installeren, toevoegen en verwijderen.” Boer legt het geduldig uit. “We vertellen mensen hier graag over. Ons werk verschuift sowieso enorm van voornamelijk technisch advies naar advisering over: hoe gebruiken jullie je gebouw? Welke functionaliteiten zijn voor jullie belangrijk? Waarvan weet je nu al dat jullie er toch geen gebruik van gaan maken? Dat helpt enorm: organisaties die een systeem hebben laten installeren en de data ervan laten analyseren, zijn steevast verrast door de mogelijkheden en ook enthousiast over wat er vérder mogelijk is.”

Veilig gevoel

Maar wat vinden werknemers van de aanwezigheid van sensoren en camera’s? “Onze ervaring is dat het enorm snel went. Het is wel belangrijk dat je als directie of commissie goed aan de organisatie uitlegt waaróm er camera’s hangen, wat daarmee wordt bekeken. Je wilt absoluut niet dat werknemers het gevoel krijgen dat ze in de gaten gehouden worden. Als je uitlegt dat die camera’s er hangen voor hun veiligheid: om bijvoorbeeld de aanwezigheid te meten van het aantal mensen zodat er niet teveel in één ruimte zijn, voelen mensen zich vaak juist prettiger door de aanwezigheid van zo’n systeem. Het is er vóór de medewerkers: niet vanuit een gevoel van wantrouwen jegens hun gedrag, maar juist om ze te beschermen tegen het – onbewust – maken van onveilige keuzes.”

Peter Boer benadrukt dat bijvoorbeeld zo’n temperatuurmeting aan het begin van de werkdag mensen ook bewustmaakt van hun gedrag. “Eigenlijk wil je dat iemand daardoor vóórdat hij naar het kantoor gaat, bedenkt: volgens mij heb ik een beetje verhoging. Is het wel handig om naar kantoor te gaan, of kan ik beter thuiswerken en me eventueel laten testen? Zo bescherm je jezelf én anderen op het kantoor.”

Verlichting

SPIE werkt al jaren met slimme gebouwbeheersystemen. “Zoals genoemd onder andere om verlichting slimmer in te stellen en het klimaat in een gebouw te regelen, dat is al heel lang populair. Het installeren van verlichting doen we graag samen met onze partner GreenFox. Hoe we het kantoor inrichten is afhankelijk van de wensen van de klant. Voor een openbaar vervoerbedrijf meten we bijvoorbeeld de perronverlichting op centrale punten. Als er vanaf een bepaald tijdstip geen trams of treinen meer rijden, wordt de verlichting zachter gezet. Zo zorg je voor minder omgevingsvervuiling, maar geen stikdonkere perrons: het blijft wel veilig.”

Boer vervolgt: “Zo’n systeem kun je uitbreiden met het meten van drukte, van de aanwezigheid van mensen. Ook vanwege de coronacrisis is het meten van het aantal reizigers op perrons belangrijk: reizigers in de trein en tram moeten zich wel veilig voelen, het moet niet te druk worden.”

Risico’s verkleinen

Vaak kunnen de systemen van SPIE aangesloten worden op al bestaande systemen. “Op veel locaties zijn allang gebouwbeheersystemen geïnstalleerd, die vervolgens in 80 procent van de gevallen maar voor 20 procent worden gebruikt. Zo’n systeem kan veel meer dan alleen het klimaat regelen. Daar adviseren we organisaties dan ook over.”

Het extra ventileren van een kantoor, liften en gangen, het ophangen van UVC-oplossingen die de lucht filteren, het monitoren van het gebruik van ruimtes zodat eventueel extra kan worden schoongemaakt: het zijn praktische toepassingen die snel geregeld kunnen zijn. “Het mes snijdt aan twee kanten: voor werknemers is het fijn dat ze via een app op hun telefoon kunnen zien waar een plek vrij is om te werken. Voor de organisatie is het fijn dat er daardoor schoon, veilig en efficiënt wordt gewerkt. Maar stel dat er brand uitbreekt, dan kan de app je óók meteen laten zien wat de kortste en veiligste route is om het gebouw te verlaten.  Het systeem meet immers ook temperatuur: als het zuidelijke trappengebouw in brand staat, stuurt de app je meteen naar het ándere trappengebouw. Er zijn ontzettend veel voordelen.”

Snel besparen

Bedrijven die een slim gebouwbeheersysteem laten installeren, besparen al snel geld. “Het systeem genereert data, die wij analyseren. Zo kun je instellen dat je in lege ruimtes niet continu een bepaalde temperatuur hoeft in te stellen. Een koelhuis dat niet wordt gebruikt, hoeft niet voortdurend gekoeld te worden. Een cv-ketel die niet wordt gebruikt, heeft minder vaak onderhoud nodig. Klimaatsystemen en airco’s draaien daarentegen nu juist extra hard vanwege corona, dan moeten de filters vaker worden vervangen. Kortom: we zijn veel meer met de klant in gesprek over hoe zijn pand nu écht wordt gebruikt en we ervoor kunnen zorgen dat er veilig en efficiënt wordt gewerkt. Natuurlijk blijven we dat doen als we langzaamaan weer terug gaan naar ‘normaal’ of naar een nieuwe situatie.”

Grote wens

Zonder de coronacrisis hadden we nieuwe technieken zoals deze steeds slimme systemen misschien wel niet zo gemakkelijk geaccepteerd. “Het werd voorheen niet altijd nodig gevonden. Maar wij merken dat de wens om terug te keren naar ‘het werk’ zó groot is dat bedrijven graag maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat dat veilig kan. Mensen hebben elkaars nabijheid nodig: we willen elkaar zien en spreken. Dat tweedimensionale beeld op de laptop zijn we wel een beetje zat: we willen met elkaar een wandelingetje door de kantoortuin maken, elkaars lichaamstaal lezen.”

Meteen voordeel

Bij SPIE nemen ze organisaties voor wie al deze nieuwe techniek onbekend is, stap voor stap mee. “Onze systemen zijn modulair: je kunt op elk gewenst moment modaliteiten toevoegen. Bekijk het maar als traplopen: trede voor trede, stap voor stap.” De term Internet of Things (IoT) is gebruikelijk voor het gebruik van slimme ‘zelfdenkende’ systemen, maar heeft bij Boer niet de voorkeur. “Dat klinkt voor veel mensen toch te futuristisch. Je meet gewoon zaken en analyseert die. Wordt een ruimte niet gebruikt? Dan meld je dat aan je schoonmaker, hoeft ‘ie daar niet naartoe. We hebben een klant die op die manier alleen al 30 procent op z’n facilitaire kosten bespaart. Dat is duidelijk en dan heb je meteen voordeel te pakken. Fijn, toch?”